公务员礼仪修养语言礼仪规范8

在各种书面沟通形式中，有一种看似简单却极具礼仪讲究的类型——说明性条据。它不像戒条、收条那样涉及财物，而是专门用来传递信息、说明原委，因此在措辞和格式上格外讲究谦恭与礼貌。

说明性条据，又称函件式条据，核心任务就是向他人解释、说明某一事情，或向他人发出请求。正因为目的如此明确，它在礼仪规范上更胜一筹——用词要得体，语气要谦和，甚至使用的场合都要拿捏分寸。

这类条据一般不写标题（请假条除外），开头直接写称谓，随后是正文、致敬语和落款，格式与普通书信基本一致。

说明性条据主要分四类：请假条、留言条、托事条、便函。

1. 请假条。这个最常用。因病、因事不能上班或无法按时参加某项活动，就需要写一张请假条说明原因。原则上应由本人亲自撰写，如果实在不便由他人代写，也要在条子上注明。机关单位会把请假条作为考勤依据妥善保存，以备日后核查。请假条除了要写标题，其余格式跟书信差不多。正文里得把请假原因和起止时间说清楚，末尾别忘了加上“望予批准”“恳请准假”这类礼貌用语——这是基本的分寸。

2. 留言条。专程拜访他人却扑了个空，或者等不及先走了，这时留下一张留言条就很得体。可以托人代交，也可以放在对方容易看到的地方。写留言条不用加标题，但务必多用礼貌用语，千万别因为没见到人而流露出抱怨情绪。要把事由说清，最好留下再次联络的方式——尤其是双方素未谋面时，姓名、身份和联系方式更要写详细。

3. 托事条。委托别人帮忙办事时用。既然是有求于人，措辞就得格外委婉、客气。虽然没有标题，但受委托的对象、所托之事、具体要求以及自己的身份信息，一样都不能少。这种条子通常由他人转交。

4. 便函。传递某个信息时写的简单条据。跟正式书信相比，便函一般只谈一件事，字数少，而且可以不用信封。格式比较规范，和书信大致相同。感情色彩不宜太强，但措辞要得当，用语要礼貌。

名片礼仪

名片可不是现代产物。清代学者赵翼在《该余丛考》里写过：“古人通名，本用削本书字，汉时谓之谒，汉末谓之剌，汉以后则虽用纸，而仍相沿曰剌。” 说白了，名片的前身就是古代的“谒”和“剌”。

发展到现在，名片已经成为人际交往中不可或缺的联络工具——便于携带、使用、保存和查阅，既有社会性又有广泛性。基层公务员在各种场合与人打交道，都离不开名片。而名片用得对不对，直接影响着交往的成功与否。

想正确使用名片，就得了解它的类别、制作、用途和交换方式，遵守相应的规范和惯例。

一、名片的类别

按用途、内容和使用场合，基层公务员常用的名片分两类：社交名片和公务名片。按主人数量和身份，又可分为个人名片、夫妇联名名片和集体名片。在不同的场合、面对不同的交往对象，应该使用不同的名片。

（一）社交名片

社交名片，也叫私用名片，是基层公务员在工作之余、以私人身份进行社交活动时使用的。一般就是个人名片。

社交名片的基本内容只有两部分：一是姓名，用大号字体印在正中央，后面不附加任何公务头衔；二是联络方式，用小号字体印在右下方，包括家庭住址、邮政编码、住宅电话、互联网址等。通常不印手机号。

社交名片只用在社交场合，跟公务无关，所以一般不印工作单位和行政职务——这就是“公私有别”。

如果不喜欢被打扰，可以酌情删减联系方式，比如只留姓名也行。

（二）夫妇名片

社交场合里，基层公务员经常和配偶一起参加活动。这时候交换名片，如果夫妇俩各发各的，未免麻烦；如果只派一个代表，又显得失礼。最合适的做法是用夫妇联名名片。

夫妇名片本质上是社交名片的一种特例。内容同样只有姓名和联系方式（或只留姓名），但会同时印上两人的名字。一般排成一行，不宜分成上下两行。

夫妇名片常用于两人联名赠送礼品或投寄问候信函。如果以某一方名义使用时，千万别把另一方的名字涂掉——涂抹名片是很不得体的做法。这种情况还是用个人名片更妥当。