公务员礼仪修养：语言礼仪规范

立据这件事，看似平常，实则关键。在基层公务员日常工作中，涉及钱物往来、事务交接时，一张条据就是最直接的凭证。条据往往只是一张纸、几句话，但正因为简单，更需要在态度和规范上严格对待。其中规矩颇多，值得重视。

一、基本要求

无论是起证明作用的凭据性条据，还是起说明作用的说明性条据，基层公务员在立据时都必须遵守一套共同的规范。这不是教条，而是确保每张条据经得起时间和事实检验的保障。

态度必须端正

基层公务员打交道最多的往往是熟人、平辈，容易产生“大家都熟，随便写写就行”的错觉。问题恰恰出在这种“随便”上。本着“认真负责，严肃规范”的工作要求，以及“空口无凭，立此为证”的根本属性，立据时的态度必须端正。总要求就是四个字：认真负责。

具体来说，不能因为顾及熟人面子而推三阻四；不能把条据写得含糊其辞，给人钻空子的机会；更不能立据后随手一扔，连自己也找不着。必须按公事公办的原则处理，各类条据的组成部分一个都不能少。署名时须由立据者本人亲笔签上真实姓名，必要时加盖私章或摁上手印以示负责。最后，务必写清立据的详细日期。

语言必须简单、准确

条据的语言核心要求只有两个：简单，准确。理想的语言应当是什么样的呢？

第一，简单。条据本质上就是简化版的书信。能用条据说清楚的事通常不复杂。一件事，一张条据，切勿图省事搞“一据多事”。语言上，能最清晰表达内容的就是最恰当的语言。既不能拖沓冗长，也不能过分简单导致表述不清。

第二，准确。条据上的文字和数字必须干净整洁，不可涂涂改改，更不能随意增删。尤其是涉及钱物数量的地方，务必要保持整洁，如有涂改很可能成为废纸一张。若发现遗漏或错误，应老老实实另立一张新据。书写金额数量时，必须使用大写汉字，如“壹”、“叁”、“仟”，而不是“一”、“三”、“千”，更不能用阿拉伯数字。

用具与保管也不能马虎

立据用具：立据用的纸和笔虽然不必刻意追求名贵，但也需有所讲究。纸张要整洁、干净、耐折、耐存，污损、折皱、不易书写、不易保存的纸最好不用。笔方面，首选钢笔或毛笔，配合黑色或蓝黑色的墨水或墨汁。铅笔、圆珠笔等笔迹不易保存的，以及彩色墨水这种不够庄重的，都不太合适。

条据保管：任何条据都有其存在的意义。基层公务员务必对收到的条据妥善保管。有时，给他人立据后，最好自己留个样据，以备日后核实查看。对自己经办的所有条据，要统一处理、分门别类保管，存放在固定且安全的地方。事情办完需要销毁条据时，应及时当着收据者的面进行销毁，以示清白。

二、具体规范

条据主要分为两大类：凭据性条据和说明性条据。每类下面又可细分，功能不同，写法和使用规范也各有门道。

（一）凭据性条据

这类条据是为证明某一事实或契约而出具的。通常要求出据者在事实或契约发生前写好，交予接收者作为信誉保证和凭证保存。它们一般由标题、正文和落款三部分组成，常见的包括借条、欠条、收条、领条和发条等几种。

1. 借条

借条，也叫借据，是向个人或公家借钱借物时写的条据。它是一种非正式契约。还清钱物后，由立据者自己收回或当面销毁。

若是向个人借钱借物，借方可只写一张借条；若是向公家借，通常需要写两张，借方和公家各留一份。借条上必须标明“借条”二字。正文要写清楚借了什么、借了多少、归还期限。向公家借的，还需写明用途。最后签名盖章，注明日期。

2. 欠条

欠条是借条的一种特殊形式。若借方归还钱物时只能还一部分，就得立下欠条。有时，借用钱物之后补写的凭证，也可以叫欠条。其格式、份数、处理方法与借条基本一致。

3. 收条

收条，有时也叫收据，是收到他人或单位的钱物后，立下交给对方的凭据。收条可以只写一份，也可采用两联单或三联单，以便日后核实。第一联是存根，第二联或第三联加盖公章后交给付方，作为对方回单位报销的凭证。

还有一种特殊情况：归还钱物时，若被借方不在场，由他人代为收下，则代收者需要出具“代收条”。若被借方在场，对方只需交还借条即可，无须再写收条。

4. 领条

领条是个人或单位向另一单位领取钱物时，交给发放者保存的条据。若是替别人代领，一定要注明“代领”二字，并写清代领者和被代领者的姓名。

5. 发条

发条是单位在发放钱物时写给领取者的条据。它与发票不是一回事。发条往往仅用于零担小卖的小额货款或单位内部的钱物发放，是一种简单的收付凭证。而发票是国家税务部门统一印制的，有严格的规范式样。