公务员礼仪修养：办公礼仪规范9

日常行政事务中，会议是少不了的环节。不管是召集、组织一场会议，还是作为参会者甚至服务人员，背后都有一套基本规矩要讲。这些规矩，就是会议礼仪的核心内容。具体来说，主要包括三个大的方面：会务工作怎么组织、会场座位怎么排、会风怎么端正。今天我们先从最基础、也最繁重的会务工作说起。

一、会务性工作

但凡正式会议，事先都得下一番细致工夫。会务工作的好坏，直接决定了会议能否顺利进行。对于负责这块的基层公务员而言，从会前、会中到会后，每个环节都得严谨、细致、有条不紊。下面重点说说会前和会中两个阶段。

（一）会议之前

会议的成败，往往在开幕之前就已确定了大半。会前的准备工作，是重中之重，主要涉及四个方面。

1. 会议的筹备

任何会议，都得先定个主题——包括会议的名称。这通常是领导层在更高层面拍板的事。会务人员要做的，是围绕这个主题，把会议的规模、时间、议程一项项落实下去。通常需要组建专门的工作小组，明确分工，责任到人。一句话，要有人管、有人干、有人盯。

2. 通知的拟发

正式会议必须提前发送通知。这份通知既是与会者的入场券，也是整个会议的“第一声号角”。它一般包括标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项核心内容。拟写时务必完整规范，下发时则要保证及时，不能有半点延误——这就像发请帖，时间一过，意义就打折了。

3. 文件的起草

会议涉及的各种文件材料，必须在会前准备妥当。常见的有会议议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有些文件在与会者报到时就得发到手上，不能等到开会了再临时翻找。准备工作做得越充足，会议推进就越顺畅。

4. 常规性准备

细节决定成败，会务工作中尤其如此。首先，会场布置要用心。场地得选合适，桌椅要根据需要安排好，各种音响、照明、投影、摄像、录音、空调、通风乃至多媒体设备，都得提前调试检查，避免临场出问题。其次，根据会议性质，可能需要与新闻部门、公安保卫部门进行沟通报备。此外，一些会议用品——纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签、饮料以及声像用具——也得备齐，不够的还得及时采购。

（二）会议期间

会议正式开始了，会务工作不仅不能停，反而要进入“战斗状态”。以下几个环节需要尤其上心。

1. 例行服务

会议期间，应当安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对于贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国友人，更要给予重点照顾。一句话，与会者提出的正当要求，得有求必应。

2. 会议签到

为了掌握实到人数、严肃会议纪律，大型或重要会议通常会要求与会者在入场时签名报到。常见的签到方式有三种：签名报到、交券报到、刷卡报到。负责签到的人员要及时统计并向会议负责人报告到会情况，这是后续决策的重要依据。

3. 餐饮安排

如果会议时间较长，通常会安排工作餐。同时，卫生可口的饮料也是必需品。需要特别注意的是，会上提供的饮料最好方便与会者自助取用。反复给每个人斟茶续水，既不够卫生、安全，也可能打扰对方。如果必要，还应为外地与会者在住宿、交通方面提供符合规定的便利。

4. 现场记录

重要会议必须进行现场记录，方式包括笔记、打印、录入、录音、录像等，可以单独使用，也可以几种方式交叉并用。如果是手写记录，那么对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容，必须力求完整、准确、清晰——这些文字，将来可能就是重要的历史凭证。

5. 编写简报

有些重要会议在召开期间需要编写简报。简报的要求可以概括为三个字：快、准、简。快，强调的是时效；准，是准确无误；简，则是文字要精炼。三字缺一不可，讲求的是速度与质量的平衡。