WPS AI教程：一键生成专业感十足的信函

不妨先明确一点：如果你手头急需发出一封格式规范、用语庄重、带红头模板的正式信函，但手边既没有标准模板，也不熟悉《党政公文格式》GB/T 9704-2012那些细到字号行距的条款，WPS AI的公文专用功能确实能直接派上用场。你只需要输入单位名称和事由，它就能在3秒内生成符合国标的完整函件，红头、仿宋三号、28磅行距这些都自动套好，不需要你手动调整任何一个字体字号，也不用操心页眉红头怎么插进去。

启用公文专用AI环境

这一步是必不可少的前提。如果环境未启用，后续所有AI生成的内容都不会自动套用红头、仿宋三号、28磅行距这些国标要素。普通文档或者未登录会员账号时，AI只会输出纯文本，与公文格式毫无关联。

具体操作：启动WPS文字，登录一个已开通“智能文档”权益的WPS账号，新建空白文档，然后点击顶部菜单栏【会员专享】→【公文工具】。进入公文工具界面后，顶部会出现“公文AI模式已启用”的提示条，至此才真正可以调用函件专属模型。如果未看到该提示，请前往“我的账号→权益中心”确认是否已激活“AI公文生成”服务。

用一句话指令生成完整函件

有两种方法，新手最快路径是第一种，推荐优先使用。

方法一：在公文工具面板中点击【AI帮我写】→选择“函”→在输入框中输入类似指令：“向XX市生态环境局发函，商请提供2025年度全市空气质量监测原始数据，用于省级低碳发展课题研究；发文单位为省社科院城市发展研究所。”点击【生成全文】，3秒内即可输出包含标题、主送机关、正文、落款、成文日期的完整函件，并且会自动插入带发文机关全称的红头页眉。发文字号的占位符为“X社科函〔2026〕X号”，你需要手动补全年份和序号。

方法二：适合批量处理或需要更精细控制的情况。点击【AI帮我写】→选择“正式公函”→依次填写：发函单位【省社科院城市发展研究所】→收函单位【XX市生态环境局】→事由摘要【商请提供2025年度空气质量监测原始数据】→核心条款【1. 数据范围：全市12个国控站点；2. 格式要求：CSV与Excel双版本；3. 提供时限：收到函件后15个工作日内】→点击【生成大纲】→确认无误后点击【生成全文】。

校验与微调关键字段

生成的内容虽然快速，但仍有几个关键点需要人工把关。第一步，检查主送机关是否使用了全称，禁止出现“贵局”“你单位”等非正式指代。如果AI误写为“贵局”，立即手动改为“XX市生态环境局”。第二步，定位正文末段，确认结语为“特致此函”或“专此致函”，严禁出现“请批示”“请审阅”等上行文用语，发现后立即删除。第三步，选中全文→点击【WPS AI】选项卡→【AI伴写】→输入指令：“按GB/T 9704-2012标准，将以下函件中口语化表达替换为公文用语，统一‘我所’为‘本所’，‘咱们’改为‘双方’，删除感叹号与问号。”发送后AI会逐句优化并高亮修改处。

一键套用标准排版

完成内容校验后，确保正文没有残留方框、未闭合表格或乱码符号。然后点击顶部菜单栏【开始】→【AI排版】→在弹窗中选择【党政公文】→【正式函件】→点击【应用到当前】。系统会自动执行一系列操作：红头图像置入页眉、标题黑体二号居中、正文仿宋三号、行距28磅、落款右空四字、成文日期用阿拉伯数字、页脚插入“（此件公开发布）”字样。最后一步，手动补全发文字号中的年份与序号，例如“X社科函〔2026〕12号”，保存为PDF或直接打印盖章即可发出。